Curando Eventos Elevados: Tecnología QR y NFC

Traducido vía ChatGPT

A medida que las organizaciones y proveedores de aplicaciones en la industria de eventos buscan nuevas formas de implementar soluciones digitales, los códigos QR se han convertido en estándar y la tecnología NFC sin contacto está ganando popularidad.

Los eventos son el campo de juego perfecto para los códigos QR y la tecnología sin contacto, ya que proporcionan experiencias mejoradas para los asistentes mientras también mejoran y agilizan los procesos detrás de escena. Todos los eventos, desde festivales y conciertos hasta conferencias profesionales y convenciones, pueden beneficiarse de la implementación de tecnologías de códigos QR y NFC, convirtiéndolos en herramientas valiosas para crear una experiencia de eventos fluida y segura.

Los proveedores de aplicaciones y los organizadores de eventos deben estar al tanto de los beneficios que ofrecen los códigos QR y la tecnología sin contacto, y cómo mejoran la experiencia del usuario. Incorporar esta tecnología en eventos y en una aplicación centrada en eventos puede agilizar numerosas operaciones, desde el registro hasta los pagos, el control de acceso, la gestión de leads y más allá.

Áreas para implementar códigos QR y tecnología NFC en su evento

Registro

Usar códigos QR y tecnología NFC sin contacto puede simplificar el proceso de registro de eventos al permitir que los asistentes se registren previamente en línea o escaneando un código QR en persona en las áreas de registro, o incluso escaneando el código en una confirmación física o digital. Esto elimina la necesidad de formularios de registro físicos y les permite facilitar cualquier prepago para el evento desde su dispositivo móvil. Después de escanear el código QR, los registrados también pueden elegir a qué seminarios, stands y eventos más pequeños desean asistir. Luego, reciben un boleto, insignia, pulsera o "pase" móvil (para agregar a su billetera móvil) con un código QR especializado o un pase NFC que contiene los datos que reflejan sus opciones de registro.

Emisión de entradas

Los códigos QR ofrecen numerosos beneficios para la emisión de entradas, incluidas oportunidades para emitir credenciales multifacéticas, insignias, pulseras o pases móviles para eventos. Esto permite a los asistentes comprar experiencias de eventos con múltiples capas (como acceso VIP, promociones exclusivas, acceso a seminarios restringidos, etc.), y la administración del evento puede emitir credenciales específicas a individuos seleccionados.

Toda la información de las credenciales se almacena en un código QR único en su entrada o pase móvil sin mostrar qué credenciales poseen. Escanear estos códigos únicos no solo elimina el riesgo de que las entradas sean robadas o falsificadas, sino que también agiliza el proceso de emisión de entradas, facilitando y haciéndolo más eficiente tanto para los organizadores de eventos como para los asistentes.

Con los nuevos pases de eventos habilitados para NFC (compatibles con teléfonos móviles iOS y Android), ahora puede emitir boletos aún más inteligentes y seguros.

Control de acceso

La tecnología NFC para control de acceso es fundamental para los eventos, ya que agiliza el proceso de registro y proporciona a los invitados una forma segura y sin contacto de acceder a los lugares. Los lectores sin contacto permiten una forma más rápida y centralizada de verificar el boleto de cada invitado en la entrada y validar sus identificaciones según sea necesario. Algunos eventos requieren verificación de edad en la puerta, y la tecnología NFC facilita la lectura rápida de varias formas de identificaciones digitales.

Además, los dispositivos NFC se pueden utilizar en múltiples puntos de entrada en todo el evento, por ejemplo, solo para permitir que los compradores premium accedan a áreas VIP o seminarios exclusivos. El acceso a áreas restringidas o "solo para empleados" también se puede gestionar mediante la solicitud de un escaneo de credenciales en cada punto de entrada controlado.

La cola virtual permite a los clientes escanear un código QR o un pase NFC y unirse a una cola virtual desde sus dispositivos móviles y recibir notificaciones cuando sea su turno de ingresar a un seminario/atracción/experiencia en el evento. Luego pueden presentarse en el momento especificado y escanear sus credenciales para obtener acceso. Esto permite a los asistentes disfrutar de otras atracciones mientras esperan y elimina las largas filas innecesarias.

Las restricciones de salud y seguridad también pueden controlarse con dispositivos NFC. Por ejemplo, si un lugar requiere exámenes previos al evento para verificar el estado de vacunación o de pruebas para garantizar la seguridad de los asistentes. El código QR en la tarjeta de vacunación o en los resultados de las pruebas se puede escanear fácilmente para permitirles el acceso. Además, los dispositivos sin contacto reducen el riesgo de propagar infecciones, ya que las interacciones no requerirían tocar físicamente o manipular los dispositivos, las entradas o las credenciales.

Gestión de leads de expositores/patrocinadores

Los códigos QR y/o la tecnología NFC para la gestión de leads de expositores son vitales para los eventos con el fin de agilizar el proceso de recolección de tarjetas de presentación e iniciar el proceso de calificación de leads, que es importante para los expositores y patrocinadores que participan en eventos. La capacidad de leer rápidamente un código QR o una etiqueta NFC con un dispositivo móvil dentro del stand de un expositor o en un área patrocinada es fundamental. La gestión de oportunidades de negocio es clave para medir el éxito de la participación en eventos. Con lectores NFC confiables y una aplicación de teléfono móvil, el personal del stand cuenta con soluciones eficientes para la gestión de leads.

Al usar un código QR, el teléfono móvil requiere conectividad para conciliar la información de contacto en tiempo real. Al usar etiquetas NFC, se puede codificar más información y no es necesario tener conectividad inmediata. Al usar la codificación NFC, la etiqueta generalmente está incrustada en el medio, por lo que no es necesario reservar una sección de la credencial para mostrar un código QR. Habilitar credenciales con códigos QR o tecnología NFC llevará el evento al siguiente nivel al garantizar que los expositores y patrocinadores puedan recopilar información valiosa sobre los asistentes que conocen.

Seguimiento de datos y asistencia

La integración de la tecnología QR y/o NFC en los puntos de entrada permite a los organizadores de eventos llevar un registro de quién está ingresando a su lugar y cuándo, facilitando el seguimiento de la asistencia y garantizando que se siguen los protocolos de seguridad. Al requerir que los asistentes escaneen las credenciales en múltiples puntos a lo largo del evento, les brinda a los organizadores la capacidad de rastrear:

Quién se registró antes del evento y quién asistió / no asistió en realidad
Cuántos y quiénes asistieron a diferentes seminarios/áreas dentro del evento
Patrones de flujo, o cómo se mueven los asistentes a lo largo del evento
Comportamientos de compra de los consumidores

El uso de tecnología sin contacto para recopilar estos datos permite a los organizadores hacer que los eventos sean más efectivos y eficientes.

Pagos sin efectivo y programas de lealtad

Ofrecer pagos sin efectivo habilitados para QR o NFC permite a los asistentes al evento dejar sus billeteras en casa y experimentar transacciones rápidas y fáciles utilizando aplicaciones como Apple Pay o Google Pay. Cuando la tecnología sin contacto se integra en todo el evento, los invitados pueden pagar concesiones, mercancías y otros productos/servicios con un rápido movimiento de tocar y listo con su dispositivo móvil. Debido a que los pagos sin contacto generalmente no requieren ingreso de PIN ni firma de recibos, el tiempo que se pasa en las filas podría reducirse significativamente.

Algunos eventos incluso pueden proporcionar pulseras o insignias con códigos QR o etiquetas NFC distintas, y los asistentes pueden cargar dinero previamente en ellas. Luego, las pulseras o insignias se utilizarán para escanear en diferentes ubicaciones a lo largo del evento para pagar bienes/servicios sin la necesidad de llevar efectivo real, tarjetas o incluso un dispositivo móvil (por ejemplo, no es necesario preocuparse por que te roben el teléfono en un festival de música).

Los organizadores de eventos también pueden utilizar la tecnología sin contacto para ofrecer programas de lealtad. Los clientes pueden usar sus dispositivos móviles para escanear y ganar recompensas por asistir a eventos, realizar compras o participar en actividades.

Elevando eventos para los próximos años

Entendemos que la gestión de eventos no es tarea fácil y, con todos los elementos móviles, puede resultar difícil brindar una experiencia de primera categoría para los invitados. La implementación de tecnología QR y NFC le dará al evento la ventaja que necesita al crear una experiencia más atractiva y memorable para los clientes y ayudar a los organizadores a alcanzar objetivos comerciales, mejorar la eficiencia y agilizar las operaciones.

En resumen, la tecnología QR y NFC se está convirtiendo rápidamente en una herramienta imprescindible para los organizadores de eventos que buscan mejorar la experiencia del asistente y optimizar las operaciones internas. Desde la simplificación de procesos de registro y control de acceso hasta la facilitación de pagos sin efectivo y la implementación de programas de lealtad, estas tecnologías tienen un enorme potencial para elevar la experiencia de los eventos y garantizar un flujo más suave y seguro para todos los involucrados.

Al adoptar y adaptarse a estas innovaciones, los organizadores de eventos pueden estar a la vanguardia de la industria y garantizar que sus eventos sigan siendo relevantes, emocionantes y exitosos en los próximos años. No hay duda de que la tecnología QR y NFC continuará evolucionando y ofreciendo nuevas oportunidades para mejorar la experiencia de los eventos. Al adoptar estas soluciones digitales, los organizadores de eventos pueden asegurarse de que sus eventos sean inolvidables y que los asistentes sigan regresando.