Caso de estudio de agencia digital de eventos ORM London
Cómo hemos contribuido al éxito de ORM London
El cliente
ORM London es una agencia digital que desarrolla soluciones electrónicas innovadoras basadas en tecnologías web, móviles y táctiles. Esta agencia ha concebido una herramienta que ayuda a organizar de forma eficaz el registro y entrada de participantes en eventos de pequeño o gran tamaño. De hecho, esta solución ha sido la elegida por organizadores de eventos tan variados como el campeonato de fútbol UEFA Euro 2012, donde se acogieron a miles de participantes en cada partido, o como las fiestas más exclusivas de empresas como Roche, Monitise y Arsenal F. C.
El reto
Hasta ahora, los organizadores de eventos utilizaban listas de papel para realizar manualmente el registro de los participantes, lo que conllevaba mucho tiempo y daba pie a errores humanos. El reto era optimizar el proceso de billetaje de los eventos profesionales para que el registro y entrada se realizara de forma eficaz.
La solución de Socket Mobile
ORM decidió sustituir sus listas impresas en papel por la versión 2.0 de la aplicación Event Check-in, que funciona en autoservicio. Esta es una funcionalidad esencial para los organizadores de eventos internacionales que necesitan un sistema de registro fiable.
Event Check-in permite que cada asistente se registre pulsando solo un botón o escaneando un código QR único, que puede estar impreso o en la pantalla del móvil. El escáner de códigos de barras S740 de Socket Mobile es compacto y fácil de transportar, cuenta con el certificado Apple para todos los dispositivos iOS y puede conectarse a un iPad por Bluetooth.
La integración de la aplicación Event Check-in al escáner S740 y al iPad de Apple ha multiplicado de forma exponencial las ventas de nuestro producto en mercados nuevos como Australia, Canadá, Europa del Este y Oriente Medio.
El éxito cada vez mayor de Event Check-in entre una clientela de lo más diversa y su utilización en eventos de todo tamaño demuestra que el uso de iPad se ha vuelto la norma en el sector eventos. También evidencia que Event Check-in es una herramienta imprescindible para los organizadores de eventos profesionales, en particular gracias a lo bien que se adapta a distintas circunstancias: la solución puede usarse en eventos que acogen de 100 a 4000 personas.
Resultados
La solución Socket Mobile permitió mejorar el servicio al cliente ya que los controles se hacen de forma más rápida y con menos errores, lo que mejora la experiencia cliente global de los participantes. Gracias a la flexibilidad de Event Check-in, los organizadores pueden configurar varias sesiones por evento, integrar su imagen de marca y personalizar distintas funciones. También se mejoró la seguridad, ya que el seguimiento de asistencia es mucho más detallado. Una vez finalizado el evento, los organizadores pueden evaluar fácilmente los datos de participación consultando los informes personalizados generados por la aplicación.
EVENTOS CORPORATIVOS: Event Check-in se ha utilizado en gran número de eventos, algunos de los cuales presentaban un verdadero reto en lo que se refería a la organización. Nuestra solución ha sido la elegida por muchos clientes de prestigio, incluyendo empresas grandes como Thompson Reuters y Ernst & Young y agencias de marketing y publicidad de renombre, como son Amplify y Centigrade.
Castrol también utilizó la aplicación en 2012, para la recepción de los VIP durante el campeonato de fútbol de la UEFA, donde se utilizaron 2000 códigos QR, 60 iPad y 55 escáneres de códigos de barras Socket Mobile en 6 ciudades de Polonia y Ucrania. En esa ocasión, el seguimiento de los invitados se llevó a cabo desde su llegada hasta su vuelta e incluyó los trayectos, la participación en los demás eventos organizados, las salidas y, evidentemente, los partidos.
ORM London también se ha ocupado del billetaje del evento gratuito dedicado a la cultura de calle Converse Block Party, celebrado en decenas de ciudades del mundo, donde se tiene la oportunidad de acudir a un festival de música underground o ver una demostración de skate, entre otras cosas. La empresa generó las entradas electrónicas con Event Check-in en forma de códigos QR y las envió por correo electrónico a los ganadores del concurso. Gracias a las importantes capacidades del S740 de Socket Mobile, en la entrada se aceptaban tanto versiones en papel como electrónicas. Durante la etapa de ingreso, que se llevó a cabo de manera muy eficaz, se procesaron aproximadamente 2000 entradas.
EVENTOS DEPORTIVOS: La tecnología de check-in móvil también se ha abierto paso en el mundo del deporte. Gracias a su facilidad de uso, el escáner de códigos de barras S740 de Socket Mobile ha permitido un seguimiento excelente de los participantes en distintas competiciones deportivas de gran capacidad.
Por ejemplo, durante la carrera Nike British 10K se utilizó la solución Socket Mobile/Event Check-in. En esa ocasión, aproximadamente 20 000 corredores participaron en una carrera benéfica organizada a favor de cientos de asociaciones caritativas británicas cuyo itinerario atravesó las calles de la famosa capital, teniendo de tela de fondo algunos de sus lugares más emblemáticos, como son el Big Ben, la catedral de San Pablo o la noria «EDF London Eye».
Esta solución móvil también se utilizó en el desafío Thames Path Challenge, una ultramaratón de 50 o 100 km organizada para recaudar fondos que tuvo lugar a lo largo de las orillas del río Támesis, en la que participaron 1500 personas. Los anfitriones, los organizadores de desafíos internacionales Action Challenge, optaron por imprimir códigos QR en los dorsales de los competidores, que muchos de los corredores acabaron fijando en las mochilas. Los códigos QR no solo sirvieron para registrar a los atletas, sino que se escanearon varias veces durante la carrera para hacer un seguimiento de cada uno de los participantes desde la salida hasta que cruzaron la línea de meta. Gracias a eso, se obtuvo el detalle de los tiempos de cada uno de los competidores, lo que permitió a los organizadores saber exactamente por dónde iban.
Mahesh Ramachandra, responsable de desarrollo de ORM London, compartió con nosotros lo siguiente: «Desde que se reestructuraron las tarifas aplicables a los organizadores de eventos que usan códigos QR, hemos presenciado un aumento del número de agencias de eventos que utilizan Event Check-in en los distintos acontecimientos que organizan para clientes de todo tipo, sobre todo en Europa y Estados Unidos».
Por otra parte, la agencia internacional de marketing Centigrade suele utilizar Event Check-in para presentaciones de productos y otros eventos corporativos, como los que organiza para la compañía aérea Flexjet o los constructores automóviles Lamborghini, Bentley y Bugatti.
La aplicación Event Check-in de ORM funciona con un iPad de Apple y un escáner de códigos de barras Socket Mobile. Gracias a esta solución móvil, los organizadores ahorran tiempo durante el proceso de admisión de los invitados, refuerzan el nivel de seguridad y tienen acceso inmediato a informes detallados sobre los invitados y la asistencia.
